Sådan vælger du en ERP-løsning

Når man taler om implementering af ERP-systemer, har der altid været fokus på det mere tekniske aspekt med it-afdelingen som projektansvarlig. Men teknologien er blevet mere og mere stabil i takt med en forbedring af kvaliteten af hardware samt en øget standardisering. I forbindelse med dette har man set en tendens til flere menneskelige end teknologiske fejl, når det kommer til årsagerne til mislykkede projekter. Dette er en negativ udvikling, da de menneskelige aspekter i høj grad viser sig at være vigtige faktorer for, om projektet får succes eller fejler.

I forhold til introduktionen af systemer er både købere af software til virksomheder og leverandører blevet meget mere erfarne de seneste 15 til 20 år – dog ligger 75% af alle implementeringer stadig ikke inden for den aftalte ramme, når det kommer til blandt andet pris, kvalitet og tid, og dette er i størstedelen af tilfældene på grund af, at tilgangen til valget af systemer har været for teknisk.

Der kan altså opstå mange problemer med potentielt høje omkostninger, når man skal vælge det rigtige ERP-softwaresystem, der skal styre virksomheden. Vi har samlet nogle gode råde til at lykkes med implementeringen.

Man skal som virksomhed sørge for, at ERP-systemet stadig udvikles og vedligeholdes om 5 år
En måde at undgå, at leverandøren ikke eksisterer kort tid efter, at systemet er installeret og implementeret, er ved at undersøge leverandørers bestemte garantier. Det kan blandt andet være deres budget til kundeantal og markedsføringsressourcer samt forskning og udvikling, der kan fungere som gode indikatorer for kontinuitet.

Lav en realistisk ønskeliste
Beskriv ikke kravene og ønskerne til ERP ned til mindste detalje. Se i stedet for virksomhedens langsigtede strategi og udarbejd behov og krav ud fra den. På den måde får man en klar og præcis liste, der kun havde de vigtigste punkter. Er man meget specifik, skal man desuden være opmærksom på, at kravene kan gøre projektets kompleksitet højere.

Processen med udvælgelse af leverandør skal være målrettet
Spar masser af tid og energi og hold udgifterne til udvælgelse under kontrol ved at lade ledelsen tage stilling til fem vigtige udvælgelseskriterier for leverandører. Hvis alle potentielle leverandører kommer på en lang liste med RFI’er (Request for Information), lægger man for stort et pres på projektet. Vis respekt over for dine leverandører fra start.

De menneskelige faktorer er vigtige tidligt i processen
Tre vigtige faktorer er proaktiv support fra ledelsen, den generelle holdning til forandring samt kvalitetsniveauet hos den interne projektleder samt de vigtigste brugere. Derfor er det vigtigt fra start at undersøge, om organisationen er forandringsvillig samt om de relevante medarbejdere har kompetencerne.

Stil ERP-leverandørerne spørgsmål, de kan svare ærligt på
I forbindelse med spørgeskemaer og RFI’er skal man altid bede om at få svarene integreret i kontrakten, og leverandørerne skal kunne svare nuanceret. En ærlig leverandør er mere værd.